Şirket Ortaklarının Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

Bir şirkete sermaye koyduğunuzda, o sermayenin nasıl kullanıldığını bilmek isterseniz kanun size bunun için araçlar tanır. Bilgi alma ve inceleme hakkı, ortağın ya da pay sahibinin yönetimin faaliyetlerini denetleyebilmesinin ön şartıdır. Hakkın kapsamı anonim şirkette genel kurula, limited şirkette ise doğrudan müdürlere yönelik biçimde düzenlenmiştir. Bu yazıda iki şirket türünde hakkın içeriğini, sınırlarını ve engellendiğinde izlenecek yolu açıklıyoruz.

Anonim şirkette bilgi alma ve inceleme (TTK m. 437)

Pay sahibinin bilgi alma hakkı iki aşamada kullanılır:

• Genel kuruldan önce: Finansal tablolar, konsolide tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurul toplantısından en az on beş gün önce şirketin merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Finansal tablolar bir yıl süreyle açık tutulur ve her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir (TTK m. 437/1).
• Genel kurulda: Pay sahibi yönetim kurulundan şirketin işleri, denetçilerden ise denetimin yapılma şekli ve sonuçları hakkında bilgi isteyebilir. Bilgi verme yükümü bağlı şirketleri de kapsar ve verilen bilgiler özenli ve gerçeğe uygun olmalıdır. Pay sahiplerinden birine bu sıfatla genel kurul dışında bir bilgi verilmişse, diğer pay sahibinin istemi üzerine aynı bilgi aynı kapsam ve ayrıntıda verilir (TTK m. 437/2).

Bilgi verilmesi yalnızca, istenen bilgi verildiği takdirde şirket sırlarının açıklanacağı veya korunması gereken diğer şirket menfaatlerinin tehlikeye girebileceği gerekçesiyle reddedilebilir. Şirketin ticari defterleriyle yazışmalarının sorunuzu ilgilendiren kısımlarının incelenebilmesi için genel kurulun açık izni veya yönetim kurulunun bu hususta kararı gerekir; izin alınırsa inceleme bir uzman aracılığıyla da yapılabilir (TTK m. 437/3-4).

Hak, pay sahibi sıfatıyla kullanılır. Şirketle ilişkilerde yalnızca pay defterinde kayıtlı kimse pay sahibi sayıldığından (TTK m. 499/4), payı yeni devralan kişinin bu hakkı kullanabilmesi için önce pay defterine kaydedilmesi gerekir.

Bu hak esas sözleşmeyle ve şirket organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz veya sınırlandırılamaz (TTK m. 437/6). Genel kurulun, pay sahibinin bilgi alma, inceleme ve denetleme haklarını kanunen izin verilen ölçü dışında sınırlandıran kararları batıldır (TTK m. 447).

Limited şirkette ortağın hakkı (TTK m. 614)

Limited şirkette her ortak, müdürlerden şirketin bütün işleri ve hesapları hakkında bilgi vermelerini isteyebilir ve belirli konularda inceleme yapabilir (TTK m. 614/1). Anonim şirketten farklı olarak hakkın kullanılması genel kurul toplantısına bağlı değildir.

Hakkın iki sınırı vardır:

• Ortağın elde ettiği bilgileri şirketin zararına kullanma tehlikesi varsa müdürler, bilgi alınmasını ve incelemeyi gerekli ölçüde engelleyebilir; bu konuda ortağın başvurusu üzerine genel kurul karar verir (TTK m. 614/2).
• Ortaklar şirket sırlarını korumakla yükümlüdür; bu yükümlülük şirket sözleşmesi veya genel kurul kararıyla kaldırılamaz (TTK m. 613/1).

Genel kurul bilgi alınmasını ve incelemeyi haksız yere engellerse ortağın istemi üzerine mahkeme karar verir ve mahkeme kararı kesindir (TTK m. 614/3). Limited şirkette TTK m. 437/5'teki on günlük süre öngörülmemiştir; yine de başvurunun ret kararının öğrenilmesinden sonra gecikmeden yapılması gerekir.

Hak engellendiğinde mahkemeye başvuru

Anonim şirkette bilgi alma veya inceleme istemi cevapsız bırakılan, haksız olarak reddedilen ya da ertelenen pay sahibi, reddi izleyen on gün içinde, diğer hâllerde de makul bir süre sonra şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurabilir. Başvuru basit yargılama usulüne göre incelenir; mahkeme kararı bilginin genel kurul dışında verilmesi talimatını ve bunun şeklini de içerebilir. Karar kesindir, yani istinaf ve temyize açık değildir (TTK m. 437/5).

Bu başvuru para alacağı niteliğinde olmadığından arabuluculuk dava şartı kapsamında değildir. Kesin karar verildiği için dilekçede istenen bilgi ve belgelerin tek tek yazılması ve delillerin baştan eksiksiz sunulması önem taşır.

Özel denetim: bilgi almak yetmediğinde

Bilgi alma ve inceleme sonuç vermezse bir sonraki araç özel denetimdir. Her pay sahibi, pay sahipliği haklarının kullanılabilmesi için gerekli olduğu takdirde ve bilgi alma veya inceleme hakkı daha önce kullanılmışsa, belirli olayların özel bir denetimle açıklığa kavuşturulmasını gündemde yer almasa bile genel kuruldan isteyebilir. Genel kurul isteği onaylarsa şirket veya her pay sahibi otuz gün içinde asliye ticaret mahkemesinden özel denetçi atanmasını isteyebilir (TTK m. 438).

Genel kurul özel denetim istemini reddederse, sermayenin en az onda birini (halka açık anonim şirketlerde yirmide birini) oluşturan veya paylarının itibari değeri toplamı en az bir milyon Türk lirası olan pay sahipleri, üç ay içinde mahkemeden özel denetçi atanmasını isteyebilir. Bunun için kurucuların veya şirket organlarının kanunu ya da esas sözleşmeyi ihlal ederek şirketi veya pay sahiplerini zarara uğrattığının ikna edici biçimde ortaya konması gerekir (TTK m. 439). Özel denetime ilişkin hükümler limited şirketlerde de uygulanır (TTK m. 635).

Hakkı kullanırken dikkat edilecek noktalar

• Anonim şirkette soruları genel kurulda yöneltin; yanıtsız kalan veya reddedilen soruların tutanağa geçmesini sağlayın. Ret tarihi, on günlük başvuru süresinin başlangıcı bakımından belirleyicidir.
• Limited şirkette talebinizi noter ya da kayıtlı elektronik posta gibi tarihi ispatlanabilir bir yolla müdürlere iletin.
• İncelenmek istenen defter ve belgeleri dönem ve konu belirterek açıkça yazın; genel ve sınırsız talepler reddedilmeye elverişlidir. Uygulamada ortaklar genellikle finansal tablolar, banka hareketleri, ilişkili taraflarla yapılan işlemler, önemli sözleşmeler ve ortaklara yapılan ödemeler hakkında bilgi ister; talebin somut ve konuyla sınırlı olması gerekir.
• Elde ettiğiniz bilgileri şirketin zararına olacak biçimde kullanmayın; bu durum hakkın engellenmesine gerekçe yapılabilir.

Sık yapılan hatalar

• Ret kararından sonra on günlük başvuru süresini geçirmek.
• Soruları yalnızca sözlü sorup tutanağa geçirtmemek.
• Anonim şirkette ticari defter incelemesi için gereken genel kurul izni veya yönetim kurulu kararı şartını atlamak.
• Talep edilen bilgi ve belgeleri belirsiz bırakmak.
• Bilgi alma hakkını hiç kullanmadan özel denetçi atanmasını istemek.
• Mahkemenin kesin kararını istinaf edilebilir sanmak.

Sonuç

Bilgi alma ve inceleme hakkı, ortakların şirket yönetimini denetleyebilmesi için kanunun tanıdığı temel araçtır. Anonim şirkette hak genel kurul odaklıdır ve defter incelemesi organ iznine bağlıdır; limited şirkette ise doğrudan müdürlere yöneltilir. Her iki türde de hak sözleşmeyle kaldırılamaz, yalnızca şirket menfaatini koruyan dar gerekçelerle sınırlandırılabilir. Engellenme hâlinde on günlük başvuru süresi, mahkeme kararının kesinliği ve özel denetçi atanması için bilgi alma hakkının önceden kullanılmış olması şartı, sürecin başlıca dönüm noktalarıdır.